Kostenloses Erstgespräch vereinbaren: (040) 76 79 74 99
Digitales Dokumentenmanagement
Unterstützung von kleinen und mittelständischen Unternehmen
bei der Digitalisierung der Büroprozesse.
.
Projektmanagement
Mein Name ist Bernd Niemeyer. Ich bin seit 2008 als Unternehmensberater für kleine und mittelständische Unternehmen tätig.
Ich berate und begleite Sie als selbständiger Projektmanager bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Ich bin die Schnittstelle zwischen Ihnen und dem Hersteller der Software und kümmere mich um die reibungslose Einführung.
Vereinbaren Sie ein unverbindliches und kostenfreies Erstgespräch.
Warum digitales Dokumentenmangement wichtig ist
Obwohl wir in vielen Bereichen des alltäglichen Lebens bereits recht digitalisiert sind, arbeiten noch immer viele Betriebe in Deutschland in Papierform. Es werden Geschäftsvorgänge über Papierausdrucke und Aktenordner abgewickelt. In vielen Unternehmen ist der Posteingangsstempel, der Eingangskorb auf dem Schreibtisch und der Aktenschrank immer noch Alltag.
Damit einher gehen auch die Probleme, die das mit sich bringt: Die Suche nach einem bestimmten Dokument, das nochmalige Anfordern von Lieferpapieren, das Warten darauf, dass ein Kollege ein Dokument weitergibt, die hohen Kosten für Ausdrucke, Aktenordner, Aktenvernichter sowie die umweltschädigenden Einflüsse des Mülls, der dadurch entsteht – inklusive Büro- und Heftklammern.
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System ist dies Vergangenheit. Jeder Mitarbeiter hat über PC, Smartphone, Tablet oder Notebook Zugriff auf alle digitalisierten Dokumente und kann jederzeit sehen, wo und in welchem Status sich ein Dokument gerade befindet.
Das Prüfen, Kommentieren, Freigeben und Weiterleiten von Dokumenten im Unternehmen dauert nur noch wenige Mausklicks und kann auch von Mitarbeitern im Homeoffice oder von unterwegs erledigt werden. Die Dokumente liegen datensicher und revisionssicher in einem deutschen Rechenzentrum, das rund um die Uhr überwacht wird.
Mit so einem Dokumentenmanagement-System wird die Arbeitseffizienz enorm gesteigert, was in Zeiten des Fachkräftemangels ein wichtiger Aspekt ist. Nicht zuletzt macht ein modernes System den Betrieb auch attraktiv für neue Mitarbeiter. Und die Kosten sind überschaubar. Ein DMS für einen kleinen Betrieb mit beispielsweise 10 Anwendern ist bereits ab 150 € monatlich realisierbar.
.
.
Meine Unterstützung als Projektmanager
Da die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems eine gewisse Vorbereitung und Betreuung bei der Implementierung bedarf, wird dafür ein Projektmanager benötigt. Das kann natürlich auch ein Mitarbeiter sein, der neben dem Tagesgeschäft dafür Zeit hat. In vielen Fällen ist es aber sinnvoll, einen externen Experten temporär damit zu beauftragen.
Welches System ist das Richtige? Welche Funktionen werden benötigt? Was ist mit Datensicherheit, DSGVO und Revisionssicherheit? Welche IT-Infrastruktur brauchen Sie dafür? Und welche Kosten kommen auf Sie zu?
Diese und weitere Fragen gilt es im Vorfeld genau zu klären und dann ein passgenaues System auszuwählen, mit dem die Mitarbeiter zurecht kommen und das ins Budget passt.
Bei all diesen Fragen und Aufgabenstellungen helfe ich Ihnen. Als selbständiger Projektmanager für die Einführung von digitalen Dokumentenmanagementsystemen berate und unterstütze ich Sie im gesamten Prozess vor und nach der Einführung.
Erstgespräch vereinbaren: (040) 76 79 74 99
revoyo consulting GbR • Cuxhavener Straße 36 • 21149 Hamburg • post@revoyo.de