Alte Akten scannen?

Oft lohnt es sich, alte Akten und Dokumente aus den Vorjahren zu digitalisieren.

In vielen Betrieben und Behörden gibt es sie: Die dunklen, schmutzigen und staubigen Aktenarchive in Kellern oder auf Dachböden. Und viele Mitarbeiter kennen die Arbeitstage, die damit verbracht werden, stundenlang nach bestimmten Dokumenten oder Verträgen zu suchen – teils ohne genau zu wissen, in welchem Zeitraum man überhaupt suchen muss.

In vielen Bereichen der Unternehmensführung wird heute eine digitale Aktenverwaltung erwartet. So beispielsweise bei Finanzbehörden im Rahmen von Steuerprüfungen oder auch im Falle von Audits, die durch Zertifizierungen notwendig sind. In solchen Situationen möchte man möglichst zügig die angeforderten Dokumente bereitstellen können. Dies ist für beide Seiten im Sinne eines positiven Prüfungserlebnisses durchaus wünschenswert.

Reduzierung der Papierberge und rasante Bearbeitungszeiten erreichen

Mit einem professionellen Dokumentenmanagement-System (DMS) haben Sie die Möglichkeit, jedes gewünschte Dokument oder gesamte Akte innerhalb weniger Sekunden zu finden und anzuzeigen. Außerdem können Sie es natürlich drucken und als Datei exportieren und versenden.

Ein DMS bringt Struktur und Ordnung in Ihre Dokumente. Durch die digitale Archivierung werden die Daten und Informationen zu einer echten Ressource. Die digitale Archivierung sorgt für eine starke Reduzierung der Papierberge, mehr Transparenz in den Geschäftsabläufen und eine rechts- und revisionssichere Ablage sämtlicher Dokumente. Nicht zuletzt steigert es auch enorm die Arbeitseffizienz im Büro. Vorgänge können teilweise in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit bearbeitet werden.

Ältere Akten digital erfassen - ein einmaliger Aufwand, der sich meistens lohnt

Wenn Sie in Ihrem Betrieb häufig auf ältere Akten und Dokumente zugreifen müssen, lohnt es sich, die Akten und Ordner der vergangenen Jahre einmalig zu scannen und in das Dokumentenmanagement-System aufzunehmen.

Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Wege: Zum einen werden Sie in Ihrem Unternehmen sowieso mindestens einen guten Dokumentenscanner benötigen. Gute Einstiegsmodelle sind bereits für einen Preis ab ca. 300 € zu haben. Professionellere Hochleistungsscanner kosten im Bereich von 1.000 - 2.000 €. Ganze Aktenordner können mit solchen Geräten innerhalb von 1-2 Stunden problemlos gescannt und in das System importiert werden. Allerdings benötigen Sie dafür einen Mitarbeiter, der sich darum kümmert und die gescannten Dokumente im System organisiert.

Die andere Methode ist ein externer Scan-Service. Es gibt Firmen, die sich auf die Digitalisierung ganzer Aktenschränke spezialisiert haben. Hier bezahlt man meist eine Pauschale je Aktenordner. Die Dokumente werden gescannt und remote in das DMS hochgeladen.

Alte Akten schreddern oder aufbewahren?

Wenn alte Aktenordner schließlich gescannt und erfasst wurden, stellt sich die Frage, was man mit ihnen dann macht. Theoretisch können die Akten jetzt entsorgt werden, denn in einem DMS sind sie revisionssicher abgelegt. In vielen Fällen entschließen sich die Firmen jedoch, sie zunächst doch wieder in den Aktenkeller zurückzustellen – zumindest für die ersten Jahre, bis das Vertrauen in das DMS so groß ist, das klar wird, dass man die Akten nie wieder braucht.