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Wozu brauchen Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System?
In jedem Unternehmen werden in unterschiedlichen Bereichen Dokumente erstellt, kopiert, verteilt und archiviert. Meist werden sie von verschiedenen Mitarbeitern ausgedruckt, bearbeitet, weitergegeben und landen dann in unterschiedlichen Fächern oder Ordnern. Für die Kollegen ist es oft schwer nachvollziehbar, an welchen Orten sich bestimmte Dokumente gerade befinden oder bei wem sie in Bearbeitung sind. Mitunter befinden sich auf dem Papier dann auch noch wichtige Notizen, gelbe Zettel oder andere Hinweise, die dann niemand anderem zur Verfügung stehen.
Durch die papierorientierte Arbeit entstehen erhebliche Verzögerungen bei der Bearbeitung von Vorgängen. Zahlungen oder Abbuchungen verzögern sich oder Aufträge werden verspätet durchgeführt.
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) wird hier Ordnung geschaffen. Es gibt ein zentrales Ablagesystem für alle Dokumente. Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen und kann sehen, wo und in welchem Status sich ein Vorgang gerade befindet.
Sensible Dokumente wie beispielsweise Personalakten oder Dokumente der Geschäftsführung bedürfen eines sorgfältigen Umgangs und einer sicheren Aufbewahrung. Bestimmte Mitarbeiter dürfen Dokumente bearbeiten, während andere Mitarbeiter sie nur lesen oder auch gar nicht sehen können. Eine intelligente Steuerung der Zugriffsrechte regelt die Zugriffsmöglichkeiten auf die Dokumente.
Zuverlässiger Zugriff und sichere Aufbewahrung von Dokumenten
Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) werden alle denkbaren Dokumente (z.B. Verträge, Rechnungen, Angebote) zentral abgelegt. Entweder auf Ihrem eigenen Inhouse-Server oder in einem sicheren Rechenzentrum in Deutschland (Cloud). Damit haben Sie nicht nur im Büro, sondern auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice aus Zugriff auf die Dokumente, die Sie benötigen - egal ob vom PC, Mac, Tablet oder Smartphone.
Im DMS können Workflows definiert werden, sodass bestimmte Vorgänge automatisiert von einem Mitarbeiter zu den entsprechenden nachgelagerten Mitarbeitern zur Bearbeitung gesendet werden. So kann man jeden Vorgang genau beobachten und sehen, wer gerade an einem Vorgang arbeitet. Die Mitarbeiter können Notizen hinzufügen oder Stempel (z.B. für Freigaben) anbringen.
Mit einem DMS im Unternehmen wird die Transparenz bei der Bearbeitung von Vorgängen sowie die Effizienz deutlich gesteigert.
Mit Hilfe von Schnittstellen können Dokumente per einfachem Mausklick in andere Anwendungen importiert und exportiert werden (z.B. in ein ERP-System, E-Mail Programm oder zur DATEV).
Nicht zu unterschätzen ist die sichere Aufbewahrung. Im Falle von Überschwemmungen oder Feuer im Büro können viele Akten und Verträge, die lediglich auf Papier in Ordner vorhanden sind, unwiederbringlich verloren gehen.
Erfolgreiche Einführung durch gutes Projektmanagement
Die Herausforderung bei der Einführung eines DMS ist stets der Zeitaufwand bei der Umstellung und die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Daher ist es äußerst wichtig, die Einführung auch als Projekt anzusehen, das mehrere Monate in Anspruch nehmen kann. Sofern es einen Mitarbeitenden im Unternehmen gibt, der einen Teil der Arbeitszeit für dieses Projekt aufwenden kann, ist das ein großer Vorteil. Falls nicht, sollte man auf jeden Fall einen externen Projektmanager beauftragen.
Diese Punkte sind wichtige Erfolgsfaktoren für die Einführung eines DMS:
- Auswahl eines passenden und leistungsfähigen Systems
- Klärung der erforderlichen Funktionen
- Klärung der erforderlichen IT-Infrastruktur und der Schnittstellen
- Analyse der bisher analogen Arbeitsprozesse und Überführung in digitale Arbeitsprozesse
- Optimierung der Arbeitsprozesse
- Klärung der Fragen zur Administration und Rechtevergabe
- Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden
- Schulung und Anleitungen in Kleingruppen oder sogar einzeln am Arbeitsplatz
- Bereitstellung von Handbüchern und telefonischer Support durch den Hersteller
Ich stehe Ihnen gern bei der gesamten Vorbereitung und Einführung des Dokumentenmanagement-Systems zur Verfügung. Vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Erstgespräch: (040) 76 79 74 99.
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