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Kosten eines Dokumentenmanagement-Systems
Der Preis für ein DMS hängt von vielen Faktoren ab. Eine sorgfältige Planung und Vorbereitung ist daher wichtig.
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Welche Kosten entstehen für ein Dokumentenmanagement-System?
Ich habe aus meinen bisherigen Projekten die wichtigsten Fragen, die im Erstgespräch entstehen, hier einmal zusammengefasst und versuche sie so gut wie möglich zu beantworten. Selbstverständlich ist jede Firma anders, daher kann es für Ihr Unternehmen Abweichungen geben. Die Antworten dienen also nur zur Orientierung.
Die Kosten eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) sind natürlich ein wichtiger Aspekt. Grundsätzlich hat man Kosten für das IT-System selbst. Das können einmalige Kaufkosten oder monatlich wiederkehrende Mietkosten sein.
Zusätzlich können Kosten für die technische Implementierung entstehen. Wenn also IT-Administratoren oder externe IT-Dienstleister die Software installieren und in das Netzwerk einbinden.
Als dritte Position können Kosten für das Projektmanagement entstehen - also dass, was ich mache. Hier geht es darum, die erfolgreiche Einführung des Systems in praktischer Hinsicht sicherzustellen. Das bedeutet, Workflows zu definieren, die analogen Prozesse in das System zu übertragen und ggf. zusammen mit den Mitarbeitern zu optimieren. Insgesamt wird damit die Akzeptanz der Digitalisierung durch die Mitarbeiter sichergestellt. Dazu gehört auch die Betreuung und Schulung der Mitarbeiter in der Startphase.
Kauf eines Systems
Der Kauf eines Systems wird oft von größeren Firmen durchgeführt, die eine eigene IT-Infrastruktur mit Server, Firewall und Backup-Systemen betreiben. Diese Firmen haben oft eigene IT-Administratoren, die sich vor Ort um die Einführung solcher Systeme kümmern. Die Kosten für den Kauf eines DMS belaufen sich für ein mittelständisches Unternehmen im Bereich ab 8.000 € und bewegen sich je nach Anzahl der Module, Nutzer und ggf. Erweiterungen (z.B. Anbindung an Niederlassungen) auch mal in den Bereich von 50.000 €. Der Vorteil ist der einmalige Kaufpreis, denn die Software kann dann jahrelang genutzt werden.
Miete eines Systems
Bei der Miete eines DMS wird die Software ebenfalls auf den hauseigenen Server und alle Clients installiert. Der technische Support erfolgt meist auch durch die vor Ort ansässigen IT-Administratoren, die dabei von den Technikern des Software-Herstellers unterstützt werden. Die Anbindung externer Mitarbeiter, die im Homeoffice oder von unterwegs arbeiten und auf Dokumente zugreifen müssen, erfolgt in der Regel über eine VPN-Verbindung, die extra eingerichtet werden muss. Die monatliche Miete für ein DMS beläuft sich in Abhängigkeit der gebuchten Module, Anzahl der Nutzer und Sonderfunktionen im Bereich von 150 € bis 500 € im Monat. Der Vorteil ist die Möglichkeit, auf eine neue Version zu wechseln, wenn diese veröffentlich wurde. Der Vertrag ist meist quartalsweise kündbar.
Cloudbasiert
Die Nutzung des DMS als Cloud-Lösung empfiehlt sich vor allem für kleinere Unternehmen, die keine eigenen Server betreiben. Das Unternehmen hat alle Funktionen wie bei einer Kauf- oder Mietvariante. Der Vorteil ist, dass die Daten in einem externen Rechenzentrum liegen, das vom Software-Hersteller betrieben wird. Ich empfehle nur Hersteller, die alles Made in Germany anbieten. Der Preis für ein cloudbasiertes DMS liegt je nach Anzahl der Nutzer und der Module in einem Bereich von 150 € bis 500 € im Monat. Alle Nutzer können unabhängig von Ihrem Standort mit jedem internetverbundenem Gerät (PC, Mac, Tablet, Smartphone) auf die Dokumente zugreifen. Man spart die Kosten für Server und IT-Personal. Je nach Stabilität und Leistungsfähigkeit der eigenen Internetverbindung kann es aber mal passieren, dass der Upload oder Download von Dokumenten ein paar Sekunden länger dauert, als bei einer Inhouse-Lösung. Der Vertrag ist meist monatlich kündbar.
Anforderungen an den DMS-Hersteller
Ich empfehle grundsätzlich nur DMS-Hersteller, die ihren Hauptsitz in Deutschland haben und ein Rechenzentrum in Deutschland betreiben. Das Rechenzentrum muss zertifiziert sein und es muss einen externen Datenschutzbeauftragten geben. Außerdem muss das Rechenzentrum rund um die Uhr technisch betreut sein und eine nachgewiesene Verfügbarkeit von mindestens 99 % haben. Aufgrund dieser strengen Kriterien fallen bereits sehr viele Systeme raus.
Meine Kosten als Projektmanager
Meine Tätigkeit als Projektmanager bezieht sich darauf, die Implementierung des Systems in Ihrem Unternehmen vorzubereiten, durchzuführen und im Nachgang die Mitarbeiter bei der Einarbeitung zu unterstützen. Dies ist in vielen Betrieben aktuell eine große Hürde bei der Einführung eines DMS: Es gibt niemanden, der sich darum kümmert.
Nach einem informativen Erstgespräch führe ich daher zunächst mit Ihnen einen kostenpflichtigen Workshop durch. Hier besprechen wir Ihr Projekt in allen Einzelheiten. Wir klären, welche Funktionen Sie benötigen, welche Bereiche des Unternehmens betroffen sind, was Priorität hat, welche Mitarbeiter einzubinden sind und vieles andere.
Auf Basis der Ergebnisse erstelle ich dann eine Kostenkalkulation. Diese beinhaltet auch die Empfehlung eines DMS und die Preise. Das Angebot umfasst auch einen Projektzeitplan. Meine Begleitung und die gesamte Implementierung wird von mir nach Aufwand abgerechnet. Der gesamte Aufwand beläuft sich bei einem kleineren Unternehmen im Bereich von etwa 3.000 - 5.000 €.
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